היי לכולם,

See below also in English

להלן סיכום הנקודות העיקריות שעלו בפגישה אתמול בנושא דיווחי שעות:

1. היקף דיווח שעות:
   
   • יש לדווח 8 שעות עבודה ביום (או סה"כ 40 שעות עבודה שבועיות).
   • במידה וביום מסוים לא התאפשר לעבוד את כל שעות העבודה, ניתן להשלים זאת ביום אחר.
   • הדיווח יכלול את הפעילויות הבאות:
     
   • דיווחים על פרוייקטי לקוחות:
     
     • פגישות/שיחות עם הלקוח
     • Implementation
     • חיפוש פתרון לדרישה של לקוח  
     • כתיבת אפיון לדרישת לקוח
     • כתיבת אפיון לפיתוח
     • תמיכה במפתח - שאלות/התלבטויות
     • בדיקת פיתוחים
     • תיאום פגישות עם הלקוחות
     • Data Migration
     • טיפול בתקלות בפרוייקטים
   • דיווחים על פרוייקטים פנימיים:
   • • פיתוח פרויקטים פנימיים (לדוגמה: לוקליזציה)
     • Presale
   • דיווחים בתוך פרוייקט Bizzup Internals:
   • • פגישות פנימיות
     • לימוד נושאים חדשים (אם הם אינם קשורים לדרישה של לקוח)
     • התייעצות / קבלת תמיכה מקולגה / מתן תמיכה לקולגה
     • דיווחי שעות
2. משימות בפרויקט  Bizzup Internal:
   • אנא הימנעו מיצירת משימות חדשות בפרויקט " Bizzup Internal".
   • יש להשתמש אך ורק במשימות הקיימות.
   • יצירת משימה חדשה דורשת אישור מלילך או משרון.
   • חשוב לזכור, כל שעה שמדווחת על Bizzup Internal היא הוצאה נטו לחברה ולא מאפשרת חיוב לקוח ויצירת הכנסה ל- Bizzup.
3. דיווח על ביצוע או עדכון דיווחי שעות:
   • עבור דיווח שעות שבוצעו או עדכון דיווחי שעות, יש לבחור בפרוייקט Bizzup Internal, ב- Task: Administration, ו- Time Type: Timesheets.
4. מענה למיילים:
   • יש להעמיס את הזמן המושקע במענה למיילים על הלקוח/לקוחות הרלוונטיים.
5. שדה 'Description' בדיווחי השעות:
   • יש לתת הסבר מפורט על מה שבוצע בשדה זה - לפחות 10 מילים
   • יש להקפיד שלא יופיע בשדה רק '/'.
6. דיווח על שעות שלא בוצעה בהן עבודה ב-Bizzup Internal:
   • עבור שעות שבהן לא בוצעה עבודה (כמו: מחלה, חופשה, מילואים), יש לדווח במשימות הרלוונטיות ולבחור Time Type: Off.
7. ארוחת צהריים והפסקות קפה:
   • לא נדרש לדווח על ארוחת צהריים או הפסקות קפה או כל פעילות פרטית.
8. פגישות של כמה חברי צוות Bizzup בנושאים שקשורים ללקוחות:
   • אם מתקיימת פגישה בנוגע לנושאים של לקוח שמשתתפים בה יותר מחבר צוות אחד, יש לסכם בסוף הפגישה האם כולם מדווחים עליה.
   • המינימום הוא שאחד מדווח באופן מלא והאחרים מדווחים רק על חצי ממשך הפגישה. מנהל הפרוייקט יכתיב את התחשיב לפי שיקול דעתו.
9. לימוד והכרת המערכת:
   
   • חשוב ללמוד ולהכיר כמה שיותר תחומים ומוצרים נילווים.
     מאוד חשוב גם שנמשיך לעזור אחד לשני ונתייעץ כמה שצריך.
   • אם בוצע לימוד כלשהו, יש לפרט בדיווחי השעות בשדה 'Description' מה נלמד (תחום, מוצר, נושא).
   • אם הלימוד נדרש לטובת ביצוע משימה ללקוח, יש לדווח את השעות על משימת הפרוייקט של הלקוח.
     מנהל הפרוייקט יכול להחליט האם לחייב את הלקוח 100% משעות הלימוד או רק 50% מהשעות (ואז החצי השני יהיה על Bizzup Internal). אך לא 0%.
   • אם הלימוד הוא עבור Presale - יש לדווח על Presale.
   • בכל מקרה אחר, לדוגמה לימוד של עובד חדש, השעות ידווחו על פרוייקט Bizzup Internal, ב- Task: Onboarding (general learning), ו- Time Type: Onboarding
   • ה- BA שתמך/עזר ל- BA אחר (במידה והנושא לא קשור ישירות ללקוח), ידווח את השעות על  פרוייקט Bizzup Internal, ב- Task: Internal Consulting, ו- Time Type: Coaching
10. אישור אפיון מהלקוח:
    
    • כאשר דרישה של הלקוח דורשת אפיון (עבור יישום ו/או פיתוח), יש לקבל אישור לאפיון במייל מהלקוח.
11. הערכת שעות לאפיון:
    • לאחר קבלת אישור לאפיון, יש לקבל הערכת שעות פיתוח מהמפתח.
    • יש לשלוח ללקוח את הערכת השעות לפיתוח המשימה לקבלת אישורו.
    • כמות השעות שנשלחת ללקוח מבוססת על ה-Estimated Hours שנתן המפתח ב- ticket ואותה יש להכפיל באופן הבא:
      • עד 3 שעות (כולל) - להכפיל פי 2
      • מעל 3 שעות ועד 10 שעות (כולל) - להכפיל פי 1.5
      • מעל 10 שעות - להכפיל פי 1.25
    • יש לשלוח מייל מתוך הטמפלט הרלוונטי שמציין שהשעות הן הערכה בלבד. החיוב יהיה לפי השעות בפועל (שם הטמפלט ישלח במשך).
12. חיוב הלקוח על שעות פיתוח:
13. • חיוב הלקוח על שעות הפיתוח יהיה לפי ה-Actual Time Spent.
    • במקרים חריגים, בהם ה-BA חושב שיש להפחית מהשעות שבוצעו בפועל, נדרש לקבל לכך אישור מלילך.
    • במידה ומשך הפיתוח מתברר כרחוק מההערכה שנתנה, יש להתריע בפני הלקוח
      
      
14. שליחת דו"ח שעות ללקוח: 
15. • באחריות כל BA (מנהל לקוח) בין התאריכים 16 עד 18 לכל חודש לשלוח פעמיים בחודש את דו"ח השעות שנוצלו ללקוחות שבאחריותו: 
    • • בין התאריכים 16 עד 18 לכל חודש: את השעות מתחילת החודש ועד ל- 15 לחודש.
      • בין התאריכים 1 עד 3 לכל חודש (הבא): את כל השעות של חודש קודם (מה- 1 לחודש).
    • יש להשתמש בטמפלט המתאים שבו תצויין כמות השעות שנוצלו עד כה מתוך החבילה האחרונה שרכש. 
    • שם קובץ השעות שיצורף יהיה לפי לפי התבנית הבאה: Project Name-TS- MonthYear (לדוגמה: Alizale TS May 2025)

חשוב שכולם נפעל לפי ההנחיות הללו כדי לשמור על סדר ויעילות בדיווחי השעות.

תודה רבה,

לילך ושרון