Aroshoes

AroShoes פורצת לשוק המסחר האלקטרוני הבינלאומי עם תשתית Odoo​

AroShoes הוא מותג הנעלה בינלאומי בצמיחה מהירה, הפועל בערוצי B2B ו-B2C ומבוסס על מספר חנויות Shopify. גידול נפח הפעילות, לצד ניהול אלפי וריאנטים, החזרות, חוקי מס מורכבים ודוחות לא מדויקים בשל עבודה עם כלים מנותקים, יצרו סרבול תפעולי ופגעו בשליטה במלאי ובפיננסים.

באמצעות הפיכת Odoo ERP למערכת המרכזית של החברה, נוצר סנכרון מלא בין חנויות ה-Shopify, המלאי, הפיננסים ומערכות ה-BI תחת בסיס נתונים אחד. המערכת החליפה את העבודה הידנית ברצפי עבודה אוטומטיים לניהול הזמנות, מיסוי והתאמות תשלומים - מה שהעניק לחברה שליטה תפעולית מלאה, דיוק בנתונים ותשתית מוכנה לצמיחה.

"ניהול אי-קומרס רב-לאומי הוא עניין מורכב, אבל Odoo אפשרה לנו לייצר מבנה בתוך המורכבות הזו במקום להילחם בה. הזמנות, מע"מ, זיכויים ומלאי מנוהלים כעת באמצעות תהליכי עבודה ברורים ואמינים, המשקפים בדיוק את האופן שבו העסק שלנו פועל במציאות."

אילנה גריניש, מנהלת תפעול (Director of Operations),‏ AroShoes

כך נראתה המורכבות לפני Odoo

לפני המעבר ל-Odoo, התבססה AroShoes בעיקר על הלוגיקה המובנית של Shopify, גיליונות אקסל ופתרונות ידניים כדי לנהל:

1. ניהול הזמנות וזיכויים/החזרות במספר מדינות במקביל
2. ניהול חוקי מס ומע"מ בינלאומיים (ספרד, פנים-אירופי וגזרות מחוץ ל-EU)
3. פערים וחוסר התאמה במלאי בין מערכת Shopify לבין המצב בפועל (במחסנים)
4. ניהול החזרות וחלקי זיכוי כספי ללא עקבות לוגיסטיות ברורות בשרשרת האספקה
5. דיווח פיננסי שלא תאם את הנתונים התפעוליים בשטח

החברה נאלצה להתמודד עם מקרי קצה תכופים: הזמנות מבוטלות שלא עודכנו כראוי במערכות, טעויות בחישובי המע"מ בחשבוניות, היעדר מעקב לוגיסטי אחר סחורה שהוחזרה אך כבר זוכתה כספית, ודוחות תקופתיים שהציגו נתוני ברוטו (Gross) במקום נטו (Net) – מה שפגע ביכולת לנתח את הרווחיות האמיתית.

עם העלייה בהיקפי המכירות, גדלו גם הסיכונים האופרטיביים. סגירות חודשיות הפכו ל'סיוט' של מחלקת הכספים, והיעדר סנכרון יצר תמונה חלקה ומקוטעת בין המתרחש בחנות הדיגיטלית, במחסנים ובספרי החשבונות.

למצוא פתרון למורכבות האמיתית של עולם המסחר הדיגיטלי

מערכת Odoo נבחרה בזכות הגמישות שלה, מנוע החשבונאות החזק שלה, והיכולת שלה לשמש כליבה תפעולית אמיתית מאחורי הקלעים של Shopify – ולא רק כיעד פסיבי לסנכרון נתונים.

תהליך ההטמעה התמקד בייצוב ובאוטומציה של תהליכי העבודה הקריטיים ביותר בארגון:

1. סנכרון מלא בין Shopify ל-Odoo: הזמנות, זיכויים, ביטולים, תשלומים ונתוני לקוחות מסונכרנים כעת תחת חוקיות ברורה ומנגנוני טיפול בשגיאות.
2. לוגיקת מע"מ וחשבונאות מתקדמת: החלה אוטומטית ומדויקת של חוקי המס בהתאם למדינת היעד של המשלוח, סיווג הלקוח (B2B או B2C) ותקנות האיחוד האירופי.
3. אוטומציה של תהליך ה-Returns וה-Refunds: רצף תהליכים מוגדר לקליטת החזרות סחורה במחסן, יצירת חשבוניות זיכוי והתאמת תזרימי המזומנים בין פלטפורמת המסחר למערכת ה-ERP.
4. דיוק מוחלט בניהול המלאי: שליטה במלאי ברמת ה-Variant, ניהול אריזות קרטון ומארזים, יישום עצי מוצר (Bill of Materials) ומעקב רציף אחר היסטוריית תנועות המלאי בשטח.

דיווח פיננסי ותאימות רגולטורית (Compliance): הפקת דוחות חשבונאות ספרדיים, תמיכה בדוחות מע"מ של האיחוד האירופי (מודל 349), והצגת דוחות כספיים המשקפים נאמנה את המציאות העסקית.

במקום להתאים את העסק לזרימת עבודה "מושלמת" על הנייר, מערכת Odoo הוגדרה בצורה מותאמת אישית כדי לשקף נאמנה את הפרקטיקה התפעולית הממשית של AroShoes.

מערכת חיה ומתפתחת, לא פרויקט חד-פעמי

סביבת ה-Odoo של AroShoes ממשיכה להתפתח כל העת. לאורך מאות משימות שבוצעו בהצלחה, המערכת עברה אופטימיזציה ודייקנו אותה כדי לתת מענה למקרי קצה מהשטח, לשינויים ברגולציה ולצמיחה התפעולית של החברה – וכל זאת תוך שמירה מלאה על יציבות הליבה של המערכת.​

Odoo משמשת כיום כמערכת העצבים המרכזית של הארגון, כשהיא מחברת את Shopify, הלוגיסטיקה, הפיננסים והניהול השוטף לפלטפורמה מרכזית אחת זורמת.

מה הלאה עבור AroShoes?

עם תשתית ERP יציבה ואיתנה, AroShoes מתמקדת כעת באופטימיזציה ובצמיחה:

1. העמקת תהליכי העבודה בתחום הסיטונאות וה-B2B
2. שיפור מערך הדיווח והפקת הדוחות עבור חנויות מרובות ומדינות שונו
3. אוטומציה מתקדמת של ניהול ומענה למקרי קצה וחריגות במערכת

בזכות Odoo, חברת AroShoes צועדת קדימה בראש שקט: המורכבות בשליטה, הדאטה אמינה לחלוטין, ותשתית הארגון ערוכה לתמוך בצמיחה עקבית ויציבה לאורך זמן.